Geschäftsordnung

1. Rechtsgrundlagen (§ 5 der Satzung)

Rechtsgrundlagen des Stadtsportverbandes Ahaus sind die Satzung und die Ordnungen, die er zur Durchführung seiner Aufgaben beschließt. Die Satzungen und Ordnungen müssen im Einklang zu den Satzungen und Ordnungen des Landessportbundes NW und des Kreissportbundes Borken stehen. 

Ordnungen und ihre Änderungen werden vom Vorstand beschlossen. Sie werden mit einfacher Stimmenmehrheit von der Mitgliederversammlung bestätigt. 

Die Ordnungen sind nicht Bestandteil der Satzung. 

2. Zuständigkeit und Verantwortung (§ 13, 14 der Satzung) 

Jedes Vorstandsmitglied führt seinen Arbeitsbereich selbständig und voll verantwortlich. Eine Vertretung kann grundsätzlich erfolgen. 

Der Vorstand kann für besondere Aufgaben Ausschüsse einsetzen und ihm fachliche Angelegenheiten zur Bearbeitung übertragen. Der Vorsitzende eines Ausschusses soll Mitglied des Vorstandes sein. Die Beschlüsse der Ausschüsse bedürfen, soweit nichts anderes bestimmt ist, der Entscheidung durch den Vorstand. 

2.1 Aufgabenbereiche 

Unbeschadet der Gesamtverantwortung haben die Vorstandsmitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgabenbereiche wahrzunehmen, diese sind zurzeit: 

2.2 Der/die Vorstandsvorsitzende (1. Vorsitzende)

• vertritt den Stadtsportverband Ahaus nach außen und koordiniert die Öffentlichkeitsarbeit,
• veranlasst die Einberufung von Vorstandssitzungen und die Sitzungen von eingesetzten Ausschüssen schriftlich mit Tagesordnung,
• leitet die Arbeit des geschäftsführenden Vorstands, - beruft ein und leitet die jährlichen Mitgliederversammlungen,
• erstattet den Geschäftsbericht,
• stellt die Umsetzung der Beschlüsse der Mitgliederversammlungen sicher,
• überwacht die Durchführung von Vorstandsbeschlüssen sowie die Einhaltung der Satzung und der Geschäftsordnung,
• stimmt regelmäßig die Arbeit und Termine im Vorstand mit den Mitgliedern ab,
• koordiniert alle Arbeiten und Interessen im Vorstand,
• sichert die Funktionsfähigkeit des Vorstands,
• berät die Vorstandsmitglieder bei der Durchführung ihrer Arbeiten im Bedarfsfall, 
• erledigt die Korrespondenz in seinem/ihren Bereich in Zusammenarbeit mit dem/der Geschäftsführer/in,
• nimmt an den Versammlungen des Kreissportbundes Borken teil und sorgt für die Umsetzung von Kooperationsmaßnahmen gemäß Zielvereinbarungen,  
• nimmt in regelmäßigen Abständen gemäß Zielvereinbarung mit der Stadt Ahaus je nach Bedarf in Begleitung weiterer Vorstandsmitglieder vereinbarte Gespräche mit den Fachbereichen Bildung, Kultur und Sport, Jugendhilfe und Umwelt wahr,
• pflegt den Kontakt zu Mitgliedervereinen, Behörden, Verbänden und sonstigen Institutionen arbeitsteilig mit weiteren Vorstandsmitgliedern,
• trägt Sorge dafür, dass alle Vereine über die Arbeit des Stadtsportverbandes Ahaus regelmäßig informiert und frühzeitig in Projekte bzw. geplante Maßnahmen der Stadt Ahaus eingebunden werde - sofern sie ein Interesse daran haben. Hierbei wird sie durch weitere Vorstandsmitglieder unterstützt, 
• leitet den Ausschuss für die Ehrung der Sportler/innen des Jahres 
• nimmt neben dem stellvertretenden Vorsitzenden und einem Beisitzer die Interessenvertretung der Mitgliedervereine in einem Fachausschuss der Stadt Ahaus wahr, 
• erledigt alle Rechtsgeschäfte mit einem weiteren gemäß BGB berechtigten Vorstandsmitglied. 

Der/die Vorstandsvorsitzende (1. Vorsitzende) kann Aufgaben delegieren. 

2.3 Der/die stellvertretende Vorsitzende (2. Vorsitzende)

• vertritt den Stadtsportverband Ahaus im Verhinderungsfall des/der Vorsitzenden nach außen, 
• unterstützt die/den Vorsitzende/n in dessen/deren Aufgabenbereichen im Bedarfsfall, 
• ist Mitglied des geschäftsführenden Vorstands, 
• sichert die enge Zusammenarbeit mit dem Kreissportbund Borken und sorgt für die Umsetzung der Zielvereinbarungen mit diesem, 
• ist als Interessenvertreter der Mitgliedervereine Mitglied in einem Fachausschuss der Stadt Ahaus, 
• pflegt neben und mit dem/der Vorsitzenden engen Kontakt zur Stadtverwaltung der Stadt Ahaus, 
• erarbeitet Zielsetzungen im sportpolitischen und organisatorischen Bereich in Abstimmung mit dem Gesamtvorstand und überwacht die Umsetzung, 
• steuert Qualifizierungsmaßnahmen für den Vorstand und berät Vorstandsmitglieder im Bedarfsfall, 
• überwacht die Durchführung von Vorstandsbeschlüssen in Zusammenarbeit mit dem/der Vorsitzenden, 
• erledigt als zweites berechtigtes Vorstandsmitglied mit der/dem Vorsitzenden alle Rechtsgeschäfte gemäß BGB. 

2.4 Der Ehrenvorsitzende/ die Ehrenvorsitzende

• kann in allen den gemeinwohlorientierten Sport betreffenden Angelegenheiten dem Vorstand beratend zur Seite stehen. 

2.5 Der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin

• unterstützt regelmäßig den/die Vorsitzende/n bei der Vorbereitung von Sitzungen und Versammlungen und stellt dabei den Einsatz und die Funktionsbereitschaft von Hilfs- und Arbeitsmitteln nach Absprache sicher, 
• ist Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes, 
• führt das Protokoll bei Sitzungen des Vorstandes, des geschäftsführenden Vorstandes, bei Mitgliederversammlung und besonderen Besprechungen und leitet das Protokoll grundsätzlich nach spätestens 14 Tagen allen Vorstandsmitgliedern zu, 
• sorgt für die zentrale Aufbewahrung von Protokollen einschließlich der Anhänge und originalen Anwesenheitslisten in chronologischer Reihenfolge und unmittelbarer Verfügbarkeit im Bedarfsfall, 
• überwacht mit dem/der Vorsitzenden die Durchführung und Einhaltung von Vorstandsbeschlüssen, 
• erledigt die Korrespondenz in Zusammenarbeit mit dem/der Vorsitzenden, 
• vertritt den/die Vorsitzende/n im Verhinderungsfall auch des/der stellvertretenden Vorsitzenden nach Absprache, 
• pflegt Kontakte zu Mitgliedervereinen nach Absprache mit dem/der Vorsitzende/n 
• koordiniert die Öffentlichkeitsarbeit des Stadtsportverbandes Ahaus mit dem für die Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Vorstandsmitglied. 

2.6 Das Vorstandsmitglied Finanzen/Kassenwart

• überwacht die Kassengeschäfte und verwaltet die Ein- und Ausgaben, 
• überwacht den regelmäßigen Eingang der Beiträge von Mitgliedervereinen und sorgt für Einziehung bei Versäumnissen, 
• nimmt Kassenbuchungen und Überweisung von Geldbeträgen vor, 
• pflegt den Kontakt zum kontoführenden Geldinstitut in Kooperation mit dem/die Geschäftsführer/in, 
• überwacht die Durchführung und Einhaltung von Haushaltsbeschlüssen des Vorstands, erstellt Zwischenberichte über die Umsetzung und erstellt den jährlichen Kassenbericht, 
• führt im Rahmen der Mitgliederverwaltung regelmäßig eine Bestandserhebung über die im Stadtsportverband Ahaus angeschlossenen Mitgliedervereine in Abstimmung mit dem/der Vorsitzenden durch, 
• rechnet Veranstaltungen des Vorstands ab, 
• bereitet die steuerrechtlichen Finanzunterlagen für den/die Vorsitzende/n vor, 
• stellt Auszahlungen anlässlich von Ehrungen, Jubiläumsveranstaltungen u. ä. auf Weisungen des Vorstands sicher, 
• legt dem Vorstand fristgerecht mit dem Ziel einer Prüfung der Unterlagen durch die Kassenprüfer vor Genehmigung durch die Jahresmitgliederversammlung das Rechnungsergebnis und den Haushaltsplan des Stadtsportverbandes Ahaus für das nachfolgende Geschäftsjahr zur Beratung vor, 
• ermöglicht Kassenprüfern/Kassenprüferinnen die Einsichtnahme in die Buchführung und das geordnete Belegwesen und stellt die Ordnungsgemäßheit der Buchführung sicher, 
• ist verpflichtet, den Vorstand unverzüglich zu informieren, wenn Finanzierung und Liquidität im Stadtsportverband Ahaus in Gefahr sind, 
• koordiniert die jährlichen Stadtmeisterschaften der Stadt Ahaus im Fußball, 
• nimmt an den jährlich stattfindenden Sitzungen der fußballtreibenden Sportvereine im Stadtgebiet teil. 

2.7 Das Vorstandsmitglied Breitensport als Vertretung in der ständigen Konferenz des Kreissportbundes Borken 

• vertritt den Stadtsportverband Ahaus in der Ständigen Konferenz des Kreissportbundes Borken und nimmt diesbezüglich Aufgaben im Rahmen der Kooperationsvereinbarungen zwischen dem Stadtsportverband Ahaus und dem Kreissportbund Borken wahr, 
• vertritt den/die Geschäftsführer/in im Bedarfsfall, 
• unterstützt den Vorsitzenden/die Vorsitzende bei der jährlichen Ehrung der Sportler/innen und ehrenamtlichen Helfer und übernimmt dabei organisatorische Aufgaben, 
• wirkt bei der Planung, Organisation und Koordination von Gesamtaufgaben des Stadtsportverbandes Ahaus mit. 

2.8 Das Vorstandsmitglied für Sport und Umwelt 

• ist Mitglied im Fachausschuss Umwelt der Stadt Ahaus und vertritt die Interessen des Stadtsportverbandes Ahaus und seiner Mitgliedervereine, 
• sorgt für die Umsetzung von Beschlüssen des Vorstands im Bereich Umwelt und Umweltfragen, 
• legt die Aufgaben für die Arbeit des Sports im Bereich Umwelt und Umweltfragen fest und stimmt diese mit dem Vorstand ab, 
• nimmt Aufgaben im Rahmen der Kontaktpflege und Kooperation mit anderen Organisationen und der Wirtschaft auf kommunaler Ebene wahr, 
• wirkt bei der Planung, Organisation und Koordination von Gesamtaufgaben des Stadtsportverbandes Ahaus mit. 

2.9 Das Vorstandsmitglied für den Behinderten- und Seniorensport

• nimmt die Interessen der Behindertensportler/innen im Stadtsportverband Ahaus wahr, 
• nimmt an Tagungen und Veranstaltungen im Bereich des Behinderten- und Seniorensports teil und berichtet im Vorstand über Angelegenheiten die Stadt Ahaus betreffend, 
• pflegt engen Kontakt zu Vereinen mit Behinderten- und Seniorensportler/innen im Stadtgebiet und dem Kreissportbund Borken, 
• sorgt für die Umsetzung von Beschlüssen des Vorstands in Bereich des Behinderten- und Seniorensport, 
• wirkt bei der Planung, Organisation und Koordination von Gesamtaufgaben des Stadtsportverbandes Ahaus mit. 

2.10 Das Vorstandsmitglied der Sportjugend

• nimmt die Interessen der Sportjugend im Einzugsbereich des Stadtsportverbandes Ahaus wahr, 
• nimmt regelmäßig an Veranstaltungen der Sportjugend im Kreissportbund Borken teil und berichtet im Vorstand über Angelegenheiten die Stadt Ahaus betreffend, 
• nimmt Aufgaben im Kleinkind- und Jugendbereich wahr, 
• vertritt den Beisitzer - Ständige Konferenz des Kreissportbundes Borken bei dessen Verhinderung in Abstimmung mit diesem, 
• unterstützt den Vorsitzenden/die Vorsitzende bei der jährlichen Ehrung der Sportler/innen und ehrenamtlichen Helfer und übernimmt organisatorische Aufgaben, 
• wirkt bei der Planung, Organisation und Koordination von Gesamtaufgaben des SSV Ahaus mit. 

2.11.1 Das Vorstandsmitglied für Projektangelegenheiten in den Querschnittsbereichen Gesundheit, Demographie, Kooperationen, Integration und Inklusion

• nimmt Aufgaben im Bereich Inklusion und Integration wahr und erstattet jährlich Bericht über die Aktivitäten in den Vereinen in diesem Bereich, 
• informiert den Vorstand regelmäßig über Aktivitäten von Mitgliedervereinen im schulischen Ganztag in Schulen der Stadt Ahaus und nimmt hier gegebenenfalls Aufgaben in Abstimmung mit dem Kreissportbund als Koordinierungsstelle wahr, 
• informiert den Vorstand über den jährlichen Sportabzeichen-Wettbewerb im Stadtgebiet, 
• nimmt beim Kreissportbund Borken an allen Veranstaltungen im Bereich Sportabzeichen teil und berichtet dem Vorstand hierüber, 
• wirkt bei der Planung, Organisation und Koordination von Gesamtaufgaben des SSV Ahaus mit. 

2.11.2 Das Vorstandsmitglied für Sportstättenangelegenheiten und Sportstättenentwicklung

• nimmt Aufgaben des Stadtsportverbandes Ahaus gegenüber der Stadt Ahaus wahr und unterstützt den Vorsitzenden/die Vorsitzende in allen hierbei zu bewältigenden organisatorischen Angelegenheiten, 
• vertritt neben dem/der Vorsitzenden die Interessen des Stadtsportverbandes Ahaus auf allen Veranstaltungen/Sitzungen der Stadt in Abstimmung mit dem Gesamtvorstand, 
• nimmt auf Einladungen an den Stadtsportverband Ahaus an Begehungen und Lokalterminen teil und pflegt den Bereich betreffend engen Kontakt zu den jeweils betroffenen Mitgliedsvereinen, 
• vertritt den/die Kassenwart/in im Bedarfsfall. 

2.12 Das Vorstandsmitglied für Internetangelegenheiten und Öffentlichkeitsarbeit

• pflegt den Internetauftritt des Stadtsportverbandes und kümmert sich um die Außendarstellung des Stadtsportverbandes, 
• ist für den Datenschutz verantwortlich, 
• pflegt die Adressdatei des Stadtsportverbandes Ahaus, 
• wirkt bei der Planung, Organisation und Koordination von Gesamtaufgaben des Stadtsportverbandes Ahaus mit. 

2.13 Das Vorstandsmitglied für Gender- und Gleichstellungsangelegenheiten

• nimmt die Aufgaben des Stadtsportverbandes Ahaus in Gleichstellungs- und Genderfragen gegenüber den angeschlossenen Mitgliedsvereinen und gegenüber der Stadt Ahaus wahr, 
• nimmt Gender- und Gleichstellungsangelegenheiten betreffend an Tagungen und Veranstaltungen des Landessportbundes NRW, des Kreissportbundes Borken, des Kreises Borken, der Stadt Ahaus und weiterer Träger im Stadtgebiet Ahaus teil und berichtet dem Vorstand darüber, 
• tritt für die Umsetzung von Gleichstellungsfragen im Vereinssport der Stadt Ahaus ein, 
• wirkt bei der Planung, Organisation und Koordination von Gesamtaufgaben des Stadtsportverbandes Ahaus mit. 

3. Information 

Die Vorstandsmitglieder informieren den Vorstandsvorsitzenden/die Vorstandsvorsitzende regelmäßig über Arbeitsergebnisse und Erkenntnisse aus ihren Bereichen und Aufgabenfeldern. 

Jedes Vorstandsmitglied erhält fristgerecht Protokolle nebst Anlagen und sonstigen Informationsunterlagen. 

4. Sitzungen

Vorstandssitzungen sollen von dem/der Vorstandsvorsitzenden mit einer Frist von zwei Wochen einberufen werden. Die Terminfestlegung erfolgt möglichst langfristig. In Ausnahmefällen oder nach Vereinbarung kann die Frist auf eine Woche festgelegt werden. Die Sitzungen sind nicht öffentlich. 

Bei Bedarf kann der/die Vorstandsvorsitzende weitere Personen zu den Präsidiumssitzungen einladen. 

Die Tagesordnung wird mit der Einladung bekannt gegeben. Weitere Themen können zu Beginn der Sitzung in die Tagesordnung aufgenommen werden. 

Außerordentliche Sitzungen finden nach Bedarf statt. Eine außerordentliche Vorstandssitzung ist einzuberufen, wenn mindestens drei Mitglieder des Vorstands dies beantragen. 

5. Beschlüsse 

Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Stimmberechtigten anwesend ist. Bei Beschlüssen entscheidet die einfache Mehrheit. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen werden nicht gezählt. Bei Stimmengleichheit ist die Stimme des/der Vorstandsvorsitzenden bzw. der in seiner Abwesenheit tätigen Vertretung entscheidend. 

Notwendige Eilbeschlüsse können unter Berufung auf § 26 BGB auch mündlich gefasst werden. Sie sind jedoch zur Information in die Tagesordnung der nächsten Sitzung aufzunehmen. 

Beschlüsse mit Ausgabenwirkung bedürfen vor ihrer Ausführung der Zustimmung des Vorstandsmitgliedes Finanzen/Kassenwart. 

6. Sitzungsprotokolle

Über alle Sitzungen des Vorstands sind Protokolle zu führen. 

Aus den Protokollen müssen Datum, Tagungsort, Namen der Teilnehmenden und der Abwesenden, Tagesordnung, die Gegenstände der Beschlussfassung in der Reihenfolge ihrer Behandlung mit Abstimmungsergebnis und die Beschlüsse im Wortlaut ersichtlich sein. 

Die Protokolle sind 14 Tage nach Erscheinen genehmigt, falls kein schriftlicher Einspruch erfolgt ist. Sie sind von dem/der Protokollführer / Protokollführerin und von dem/der Sitzungsleiter / Sitzungsleiterin zu unterschreiben. 

7. Auslagenerstattung 

Bei kostenwirksamen Tätigkeiten von Vorstandsmitgliedern im Auftrag des Stadtsport-verbandes Ahaus nach vorheriger Abstimmung mit dem/der Vorstandsvorsitzenden erfolgt Fahrtkostenersatz und Spesenregelung. 

8. Gültigkeit / Änderungen 

Die vorstehende Geschäftsordnung wurde durch Beschluss des Vorstands mit Wirkung vom 12. Oktober 2015 in Kraft gesetzt. Änderungen sind schriftlich beidem/der Vorstandsvorsitzenden zu beantragen, werden auf die Tagesordnung der nächsten Vorstandssitzung gesetzt und bedürfen der einfachen Mehrheit. 

Ahaus, 12.10.2015 Ingrid Volmer  1. Vorsitzende